1. À propos du BePublic Group
Bepublic Group offre des services de relations publiques (RP).
Les entités suivantes font partie du Bepublic Group et offrent des services :
- Bepublic Group
- Befirm
- Bereal
- Bepublic
Bepublic Group est une partie de Mediafin NV. Mediafin NV, dont le siège social est situé Havenlaan 86c bus 309, 1000 Bruxelles et dont le numéro d’entreprise est 0404.800. 301 (ci-après » Mediafin « , » nous » ou » notre « ), en sa qualité de responsable de traitement, attache une grande importance à la vie privée et s’engage donc à protéger les données personnelles avec le plus grand soin et à ne les traiter que de manière loyale et licite, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après » GDPR « ), ainsi qu’à toute législation nationale ou internationale applicable, actuelle ou future, qui le met en œuvre ou le remplace.
L’intention est d’indiquer clairement quelles données Mediafin recueille lorsque vous demandez des informations, achetez des produits ou utilisez les services du Bepublic Group, ou d’un tiers pour lequel le Bepublic Group agit en tant que contrôleur externe, de quelle manière ces données sont collectées et utilisées, leur finalité, les droits dont vous disposez et la manière dont vous pouvez exercer vos droits.
2. Informations sur les activités de traitement du Bepublic Group
Cette section décrit les éléments suivants :
- Quand nous collectons vos données personnelles ;
- A quelles fins ?
- Quelle base juridique nous utilisons pour cela ;
- les données précises que nous recueillons ; et
- Combien de temps nous conservons les données.
2.1 Entretenir des relations avec les journalistes
- Description : Entretien de la correspondance avec les journalistes
- Objectif : gérer les relations avec les journalistes et distribuer du contenu (communiqué de presse, vidéo d’actualité, article d’opinion, etc.) par courriel ou via les médias sociaux.
- Base juridique : Nécessité de l’exécution du contrat
- Données personnelles : Nom, titre, fonction, adresse électronique, numéro de téléphone, compte Twitter (éventuellement)
- Période de conservation : Fin de la relation professionnelle avec les journalistes
2.2 Organisation d’événements
- Description : Organisation de toutes sortes d’événements de BePublic, au cours desquels, entre autres, des orateurs invités peuvent venir s’exprimer (par exemple, l’événement des 10 ans de BePublic).
- Objectif : Traiter les données personnelles dans le cadre de : (i) l’aperçu des personnes qui participent, (ii) l’aperçu des activités auxquelles on participe, (iii) la communication fournie après l’événement.
- Base juridique : intérêt légitime
- Données personnelles : Prénom, nom, adresse électronique, nom de la société, adresse postale, langue, pays
- Période de conservation : 2 ans après le dernier événement
2.3 Ventes B2B
- Description : Fourniture de services tels que la communication stratégique, le media training et la communication d’entreprise : création de la commande, administration de la commande, facilitation de la production de contenu/processus de facturation, fourniture de formations.
- Objectif : vendre des services à d’autres entreprises
- Base juridique : Nécessité de l’exécution du contrat
- Données personnelles : Prénom, nom de famille, société, adresse e-mail, numéro de téléphone, indication s’il s’agit d’un client du Bepublic Group, images de la caméra.
- Période de conservation : 2 ans après la fin de la relation contractuelle.
2.4 Marketing direct auprès des clients
- Description : Envoi de messages de marketing direct à des clients à des fins commerciales.
- Objectif : communication externe et interne à des fins promotionnelles
- Base juridique : intérêt légitime
- Données personnelles : Prénom, nom de famille, adresse électronique, société
- Période de conservation : 2 ans après la fin de la relation contractuelle.
2.5 Marketing direct auprès des non-clients
- Description : envoi de messages de marketing direct à des non-clients à des fins commerciales.
- Objectif : communication externe et interne à des fins promotionnelles
- Base juridique : consentement
- Données personnelles : Prénom, nom de famille, adresse électronique, société
- Période de conservation : Retrait du consentement
2.6 Gérer les médias sociaux pour les clients
- Description : Maintenir les canaux de médias sociaux des clients, comme par exemple les comptes Twitter.
- Objectif : Gérer la correspondance sur les canaux de médias sociaux des clients
- Base juridique : Nécessité de l’exécution du contrat
- Données personnelles : Login, mot de passe, données de médias sociaux
- Période de conservation : 4 semaines après la fin de la relation contractuelle.
2.7 Gestion et administration des sites web de formulaires de contact
- Description : Traitement des informations introduites via les formulaires de contact sur bepublic.be, bereal.be ou befirm.be. S’occupe principalement de la soumission de CV et des demandes des entreprises qui recherchent des services de relations publiques.
- Objectif : Gérer la correspondance via les sites web de formulaires de contact
- Base juridique : Nécessité de l’exécution du contrat
- Données personnelles : Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, CV, contenu du message
- Période de conservation : Aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande/question.
2.8 Gestion des fournisseurs
- Description : Gestion des fournisseurs tels que les traducteurs, les transporteurs, les cameramen, les fleuristes, etc.
- Objectif : Administration des fournisseurs
- Base juridique : Nécessité de l’exécution du contrat
- Données personnelles : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, numéros de compte
- Période de conservation : 7 ans après la fin de la relation contractuelle.
2.9 Coopération avec les clients
- Description : Coopération avec les clients dans le cadre de la réalisation d’un projet (production)
- Objectif : Communication avec le client dans le cadre du projet
- Base juridique : Nécessité de l’exécution du contrat
- Données personnelles : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone
- Période de conservation : 7 ans après la fin de la relation contractuelle.
3. Partage de vos données
Mediafin s’abstient de divulguer ou de vendre les données personnelles des personnes concernées à des tiers, ainsi que de divulguer les données personnelles des personnes concernées, sauf dans les cas spécifiques suivants :
- Les données personnelles peuvent être partagées entre les différentes branches de Mediafin, si ce transfert est nécessaire pour la fourniture de nos produits ou services conformément à l’objectif prédéterminé ;
- Les acheteurs, ou les acheteurs potentiels, de tout ou partie de l’activité de Mediafin (et leurs conseillers professionnels) ;
- Les données personnelles peuvent être partagées avec des prestataires de services tiers auxquels Mediafin a sous-traité certaines activités de traitement. Ces tiers sont liés par des obligations contractuelles afin de préserver la confidentialité de vos Données Personnelles et de les sécuriser de manière adéquate, tels que ((i) les sociétés d’hébergement (qui hébergent nos plateformes en ligne), (ii) les sociétés d’outils technologiques/marketing (qui nous aident à gérer nos clients et à délivrer des messages), (iii) les sociétés d’analyse (qui nous aident à améliorer l’expérience) et (iv) les sociétés d’événements (qui nous aident à gérer les événements) ; et les autorités publiques, les organismes de réglementation et les responsables de l’application de la loi, si cela est nécessaire aux fins précisées ci-dessus, si la loi l’exige ou si cela est nécessaire pour la protection légale de nos intérêts légitimes conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
En ce qui concerne les transferts internationaux de données à caractère personnel et le traitement en dehors de l’Espace économique européen (EEE), vos données ne seront transférées qu’à d’autres branches de Mediafin ou à des parties situées dans des pays tiers, tels que des fournisseurs de logiciels et des services de cloud ou de courrier, lorsque les lois applicables en matière de protection des données le permettent. Nous garantissons des garanties appropriées pour que vos droits soient également respectés par le destinataire des données en dehors de l’EEE, conformément à un niveau adéquat de protection des données.
4. Vos droits
Conformément au GDPR, vous pouvez exercer les droits suivants :
- Droit à l’information : Vous avez le droit d’être informé de la manière dont vos données personnelles sont traitées (en particulier quelles données personnelles sont traitées, à quelles fins et sur quelle base juridique). Le déclaration de confidentialité que vous lisez maintenant a pour but de faire exactement cela.
- Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de demander une copie des données personnelles.
- Le droit de rectification : Vous avez le droit de faire corriger des données personnelles incorrectes ou de faire compléter des données personnelles incomplètes.
- Droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement des données personnelles vous concernant. La demande d’effacement de vos données personnelles ne peut pas toujours être accordée, par exemple en raison d’obligations contractuelles ou légales.
- Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, par exemple si le traitement est effectué pour des raisons d’intérêt légitime ou d’intérêt public du traitement de vos données par Mediafin. Lorsque vos données personnelles sont utilisées à des fins de marketing direct, vous avez le droit absolu de vous opposer à cette activité de traitement.
- Droit de retirer votre consentement : Pour le traitement de vos données personnelles collectées par Mediafin avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, le retrait de votre consentement ne s’applique pas au traitement effectué par Mediafin avant votre retrait.
- Droit à la restriction du traitement : vous avez le droit d’obtenir la restriction du traitement dans certaines situations, par exemple si vous contestez l’exactitude des données personnelles, pendant une période permettant à Mediafin de vérifier l’exactitude.
- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant, traitées par Mediafin, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
- Droit de déposer une plainte : en cas de problème, nous vous encourageons à contacter Mediafin pour trouver un accord à l’amiable. Toutefois, si vous estimez qu’un règlement à l’amiable n’est pas possible ou souhaitable, vous pouvez exercer votre droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données : Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be.
Si le traitement de votre demande exige des mesures déraisonnables (par exemple, s’il est virtuellement impossible sur le plan technique ou organisationnel ou s’il est extrêmement coûteux), Mediafin peut vous facturer des frais raisonnables compte tenu des coûts administratifs liés au traitement de la demande. Mediafin peut également refuser de traiter des demandes excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif.
Vous pouvez exercer ces droits en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@mediafin.be. Nous traiterons votre demande conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.
5. Sécurité
Mediafin a mis en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.
Nous avons tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes et services d’information dans lesquels les données personnelles sont traitées. Tous nos employés et les tiers engagés par nous sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.
6. Coordonnées de contact
Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations concernant les informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité, ou tout autre problème lié au traitement de vos données personnelles par Mediafin, veuillez nous contacter à l’adresse électronique privacy@mediafin.be.
7. Modification du déclaration de confidentialité
Nous pouvons modifier ou mettre à jour cet déclaration de confidentialité de temps en temps pour refléter les changements dans nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles, ou les changements dans la loi applicable. Les changements significatifs seront notifiés sur notre page d’accueil. Néanmoins, nous vous encourageons à lire régulièrement notre déclaration de confidentialité.